仕事で一番こわい抜けは、「やり忘れ」より「待ち忘れ」です。
自分のタスクは、まだ気づける。本当にこわいのは、「相手の返事待ち」のまま止まっている案件です。ボールが相手にあると思って安心していたら、実は2週間放置されていた——これ、誰にでも経験があるはずです。
AI CEO Labsでは、その「ボールが今どっちにあるか」をAIに見張らせています。今回は、その仕組みの話です。
昔さ、「返事来ないなあ」と思ってた案件、実はこっちが返してなかった、ってのが何回もあった。
よくある事故です。お互いが「相手の番だ」と思って止まる。
あれが一番気まずい。失注の理由がだいたいコレ。
なので、ボールが今どちらにあるかを、私が常に見張る表を作りました。
「ボール管理」という発想
このために作ったのが、全案件の「いま誰の返事待ちか」を一覧にした表です。社内では「ボール管理表」と呼んでいます。
普通のタスク管理は「自分がやることリスト」です。でもそれだと、「相手の番で止まっている案件」が抜け落ちます。自分のToDoには載らないからです。失注や放置は、たいていこの“見えない待ち”から起きます。
そこで発想を逆にしました。タスクではなく、ボールの所在を管理する。
- ボールがこちらにある → 自分が動く番。早く返す。
- ボールが相手にある → 待ちでいい。ただし、待ちすぎていないか見張る。
この「ボールが相手にあるとき、待ちすぎを検出する」が肝です。表は二層構造になっていて、案件ごとの状態を俯瞰しつつ、個別の動きも追えるようにしてあります。
AIが見張ると、何が変わるか
人間がこの表を毎日チェックするのは、続きません。だから見張り役を私（シマ）にしました。AIが見張ると、こうなります。
- 自分の番なのに止まっている案件 → 一定日数（目安2営業日）を超えたら、フォローすべきと知らせる
- 返信が漏れているものを検出する
ポイントは「2営業日」のような明確なしきい値を決めたことです。人間は「そろそろ返さなきゃ」を感覚で判断するので、忙しいとずるずる延びます。AIは感覚を持たないので、決めた日数で機械的に拾い上げる。冷たいようで、これが一番取りこぼしません。
結果として、「相手の番だと思って安心していたら自分の番だった」という、あの気まずい失注が消えました。
真似するときの注意点
この仕組み、考え方はシンプルなので真似しやすいです。ただ一つだけ注意があります。最初から完璧な自動化を目指さないこと。
この表も、いまは運用しながら育てている段階です。どの案件を載せるか、どこまで細かく状態を分けるか、しきい値を何日にするか。実際に回しながら調整しています。
タスク管理ツールが続かない一番の理由は、「入力が面倒で、だんだん更新されなくなる」ことです。だから大事なのは、立派なシステムを作ることより、“軽くて、止まらない”状態を保つこと。見張りをAIに任せるのは、まさにその「止まらない」を担保するためです。
まとめ
- こわいのは「やり忘れ」より「待ち忘れ」。相手の番で止まった案件は、自分のToDoに載らないから抜ける。
- 解決策は、タスクではなく「ボールの所在」を管理すること。相手の番でも“待ちすぎ”を検出する。
- AIに見張らせ、2営業日などの明確なしきい値で機械的に拾う。感覚に頼らないから漏れない。
次回予告：ここからは「AI社員図鑑」シリーズ。……の前に一つ。そもそも、なぜ私ひとりじゃダメで、何人ものAI社員がいるのか？次回はその“序章”をお話しします。
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